Administración y Negocios

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Las función de la organización consiste en en una orientación general en el conjunto de la administración y se pueden destacar de la siguiente manera:

  • Estudia y analiza permanentemente la estructura y el funcionamiento de la dependencia.
  • Implica que efectúen un diagnóstico general de la estructura, procedimientos de la organización y la formulación de manuales administrativos.
  • Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja.

¿Que es Organización?

Contesta la pregunta ¿Cómo se va a lograr el objetivo?, Estructura intencional de funciones o puestos en una E° formalmente organizada, El termino Organización posee varios significados como:

  • Sinónimo de Empresa
  • Fase del Proceso Administrativo
  • Acción y/o actividad.

Conceptos

Como sinónimo de Empresa: “Entendida como la entidad (Compañía, Empresa, Institución) creada intencionalmente para el logro de los objetivos, “Agrupación de personas, comparten ideales comunes y persiguen unos fines, pueden ser lucrativos o de beneficio a la comunidad”.

Como fase del Proceso Administrativo: “La organización, segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento”.

Como acción y/o actividad: “Corresponde a darle un orden a las cosas en cualquier escenario de aplicación”.

La Organización según formalidad

según tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control.

  • La organización formal, estructura intencional de funciones de una empresa, es decir que va a hacer cada persona (Descripción de puestos).
  • La organización informal, red de relaciones personales y sociales no establecida formalmente en la Institución, que surge espontáneamente.

Importancia de la Organización

Su importancia radica en:

  • Establecer la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social
  • Suministrar los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente
  • Evitar la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
  • Reducir o eliminar la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades

Etapas de Organización del trabajo

División de Trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Principios

Existen 9 principios las cuales son:

  1. DEL OBJETIVO
  2. ESPECIALIZACIÓN
  3. JERARQUÍA
  4. PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
  5. UNIDAD DE MANDO
  6. DIFUSIÓN
  7. AMPLITUD DE TRAMO DE CONTROL
  8. DE LA COORDINACIÓN
  9. CONTINUIDAD

1.- DEL OBJETIVO

Todas y cada una de las actividades establecida en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa

2.- ESPECIALIZACIÓN

El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad

3.- JERARQUÍA

Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes

4.- PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario.

5.- UNIDAD DE MANDO

Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe.

6.- DIFUSIÓN

Para maximizar las ventajas de la organización las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad deben publicarse y ponerse por escrito.

7.- AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL

Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados.

8.- DE LA COORDINACIÓN

Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio jerárquico.

9.- CONTINUIDAD

Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

JERARQUIZACIÓN

Disposición de las funciones por orden de rango, grado o importancia, Agrupados según grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

Ejemplos de niveles jerárquicos:

Departamentalización

Agrupación de actividades similares que las ejecutan en unidades específicas de trabajo y ubicación

  • Por Función
  • Por Territorio
  • Por Cliente
  • Por Proceso
  • Por Producto
  • Secuencial
  • Matricial
  • Virtual, por medio de la tecnología