La Planificación es el proceso estratégico mediante el cual se establecen objetivos, se determinan acciones y se asignan recursos para alcanzarlos. Es una herramienta esencial en la gestión empresarial, que permite anticiparse a los cambios, tomar decisiones informadas y optimizar el rendimiento. La planificación ayuda a organizar, coordinar y controlar las actividades, brindando dirección y enfoque a la empresa.
Función Planificación
Función: Conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos de la organización.
Contesta a la pregunta: | ¿Qué es lo que se quiere hacer? ¿Qué se va a hacerse? |
¿Qué es la planificación?
La planificación es un proceso de toma de decisiones que involucra la elaboración de planes para la ejecución de una obra o proyecto. Consiste en estructurar un camino a seguir, estableciendo objetivos, identificando acciones necesarias y asignando recursos. La planificación es fundamental para alcanzar resultados exitosos y eficientes, permitiendo una gestión organizada y anticipada de las actividades.
¿Para qué?
- Logro de objetivos ⇒Éxito
- Sostenibilidad a largo plazo
Conceptos de Planeación [Según Autores]
«Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y determinar tiempos y números necesarios para su realización». (A. Reyes Ponce).
«Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos». (Ernest Dale).
«Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeación considera diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor». (Robert N. Anthony).
«Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias». (Burt K. Scanlan).
Importancia de la Planeación
Se establecen elementos primordiales en la importancia de la planeación las cuales son:
- Establece métodos de utilización racional de los recursos.
- Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.
- Prepara hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
- Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr, mejorar las cosas.
- Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
- Establece un sistema racional para tomar decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
- Labor permanente; es una actividad que no termina nunca.
- Todos los planes son flexibles, sujetos a revisión y modificación, a medida que la realidad va alterando las variables que sirvieron de base para elaborarlos.
- Evita o aminora riesgos innecesarios.
- Determina y prever posibles elementos adversos al plan y cómo éste puede verse afectado por dichos elementos.
- El contestar la pregunta ¿qué pasaría si…?
- Lleva adelantar problemas, tratar de solucionarlos por anticipado, lo que disminuye los riesgos
Planes
Los planes son el resultado de un proceso de planificación estratégica, donde se plasman las acciones y los recursos necesarios para alcanzar los objetivos establecidos. Estos planes deben ser complementados con programas y presupuestos que brinden una guía clara y eficiente para la implementación. La adecuada elaboración de programas y presupuestos contribuye a una gestión organizada y exitosa, optimizando los recursos disponibles y maximizando los resultados obtenidos.
Nivel de Planes
Existen de manera predeterminada tres tipos de planes lo cuales se muestran a continuación:
Tipo de Plan | Características | Responsables | Plazo | Alcance |
---|---|---|---|---|
Planes Estratégicos | Lineamientos generales de la planeación | Miembros de mayor jerarquía | Largo plazo | Directivo empresa |
Planes Tácticos | Planes más específicos | Directivos de nivel medio | Mediano plazo | Área de actividad específica |
Planes Operativos | Formulación y asignación de actividades | Niveles jerárquicos más bajos | Corto plazo | Unidades en el área de actividad |
Características de la Planificación
Aspecto | Descripción |
---|---|
Flexibilidad | La rigidez de los planes atenta contra su efectividad, es necesario que los planes se adapten a los cambios. |
Compromiso | Los planes deben motivar a todos los involucrados y favorecer su cumplimiento. |
Contribución | Los planes deben estar integrados y encaminados hacia un propósito central, a través de una cadena de objetivos. |
Etapas de la Planificación
Determinación de objetivos
Es el primer paso de la planificación. Ejemplo: Supongamos que estamos interesados en estimar los ingresos y egresos monetarios que tendremos en los próximos 12 meses, a objeto de adelantar posibles déficits, o diseñar una política de inversiones de eventuales superávits.
Recopilación de antecedentes
Es la que reúne toda la información posible, estadísticas y datos que sean relevantes para la formulación del plan. Ejemplo: Recopilar datos de ventas de años anteriores, cobranzas, gastos. Cambios del mercado, aparición de nuevos competidores, entre otros.
Análisis y Clasificación de los antecedentes
Una vez recopilada la información, se examina establecer su veracidad y el grado en que interesa para el objetivo buscado. Al mismo tiempo clasificar y ordenar.
Formulación de supuestos
En todo plan conviene analizar estas premisas desde diversos escenarios. Un escenario realista, optimista y pesimista. Al formular supuestos distinguir variables controlables y los no controlables.
Formulación de planes alternativos.
Es conveniente considerar varias alternativas para lograr el objetivo planteado Dependerá de los recursos con que se cuenta Los cambios de planes que se generan al combinar variables con diferentes posibilidades de ocurrencia, se denominan sensibilizaciones del plan original.
Determinación del plan definitivo.
Aunque es útil contar con varias alternativas, es necesario definir una de ellas como plan definitivo, sobre la base más probable. Esto no significa descartar las demás alternativas, sino tan sólo tener como orientación fundamental.
Medición de avance del plan.
Todo plan debe ser controlado durante su ejecución y no sólo al término, para poder implementar las acciones correctivas necesarias.
Tipos de Planes
Existen diferentes tipos de planes, a continuación se muestra el detalle:
Relación | Tipo | Forma |
---|---|---|
Con logros | Misión, Visión | Objetivos |
Con los valores | La filosofía | Responsabilidad Social |
Con los caminos a seguir | Estrategias | De crecimiento |
Con Liderazgo | Políticas | Directrices de Acción |
Con métodos | Procedimientos | Flujogramas |
Con Dinero | Presupuesto | Ingreso/Gasto |
Con el tiempo | Programas | Cronogramas |
Con el Comportamiento | Reglamentos | Normas de Conducta |
Filosofía
La filosofía de una institución la conforman los valores y la cultura organizacional; enmarcan las creencias y las posturas ante la sociedad. En el centro de todos, como principio fundamental, está la Persona, origen y fin de nuestra acción.
La Misión
La misión o propósito es la razón fundamental de existencia de una empresa o institución. Por ejemplo, en nuestra institución nos enfocamos en formar profesionales de excelencia.
La Visión
La visión, son las aspiraciones que orientan la actividad de una empresa, Ejemplo: ser la mejor de(…). Es la percepción de la imagen en que puede llegar a convertirse la institución o empresa.
Los Valores
Todos y cada uno de los valores universales que quiera adoptar y practicar la institución. Los valores pueden ser:
- Honestidad → Moral
- Capacitación constante → Intelectual
- Producir un artículo bello → Estético
Los Objetivos
Los objetivos o metas, que son los fines que se persiguen, deben de ser realizables y mensurables (medibles) Ejemplo: Tener 2000 alumnos en X año.
- Representan resultados esperados
- Fines por alcanzar
- Establecidos cuantitativamente
- Indica resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado
Ejemplo: Lograr una utilidad neta de $150 millones durante los dos próximos años
También se puede señalar que son:
- Son enunciados claros y precisos
- Deben ser observables
- Hay objetivos generales y específicos
- La suma de los objetivos específicos = el objetivo general
Lineamientos para establecer objetivos
Los lineamientos para establecer los objetivos son los siguientes:
- Asentarlos por escrito.
- Formularse con verbos en infinitivo
- Marcarse cuantitativamente
- No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.
- Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la administración. ¿Que, Como, Donde, Quién, Cuando, Por que?.
- Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización.
- Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones.
CLASIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS
En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan pueden ser:
Tipo de Plan | Ámbito | Responsable | Plazo | Ejemplo |
---|---|---|---|---|
Estratégicos | Organización | Responsable general | Largo plazo | – Consolidar los procesos de calidad sustantivos de la organización – Incrementar la participación en el mercado |
Tácticos | Departamentales | Jefes de área | Mediano plazo | – Capacitar al 100% del personal en la metodología de – Gestión de Calidad Visitar al 60% de clientes potenciales mayoristas de la zona centro del país – Incrementar en un 30% la cartera de clientes mayoristas |
Operacionales | Personal | Responsabilidad personal | Corto plazo | – Aprobar el curso de capacitación de Gestión de la calidad – Visitar a 12 posibles clientes mayoristas – Incrementar a 3 clientes mayoristas la cartera personal de clientes |
Congruencia de objetivos
Las Políticas
Enunciados generales que orientan el pensamiento en la toma de decisiones. Pueden ser a discreción de quien toma las decisiones. Ejemplo: dar permiso según actuación del empleado. Las políticas son guías para orientar la acción; Son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización. Criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.
Importancia de las Políticas
Las políticas empresariales desempeñan un papel crucial en la delegación de autoridad, motivación del personal y logro de objetivos. Al proporcionar directrices claras y margen de libertad en la toma de decisiones, evitan consultas innecesarias y aseguran uniformidad en las operaciones. Además, brindan estabilidad y orientación al personal, facilitando su inducción. Descubre cómo las políticas empresariales son fundamentales para optimizar el desempeño y el crecimiento de tu empresa.
Lineamientos para su Formulación
- Establecerlos por escrito y darles validez.
- Redacción clara y preciso.
- Dar a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.
- Coordinar con las demás políticas.
- Revisar periódicamente.
- Ser razonables y aplicables en la práctica.
- Estar acordes con los objetivos de la empresa.
- Ser flexibles.
Ejemplos de Políticas
- Realizar todo trabajo con excelencia y brindar un trato justo a los clientes.
- Establecer tiempos máximos de respuesta y atender al cliente de manera adecuada.
- Mantener un comportamiento ético y evitar el paternalismo y favoritismo.
- Fomentar la polifuncionalidad en los puestos de trabajo y delegar responsabilidades.
- Realizar evaluaciones periódicas de los procesos y mantener sesiones de trabajo para coordinar y evaluar planes.
- Cumplir con la presentación de presupuestos, informes y mantener registros de las actividades realizadas.
- Priorizar la preservación del entorno ambiental y la seguridad de la comunidad.
- Difundir de forma constante la gestión de la empresa interna y externamente.
Los Procedimientos
Los procedimientos, son métodos para el manejo de actividades repetitivas, con la secuencia cronológica de las acciones requeridas para cumplir un objetivo. Un diagrama de flujo es una forma de representar gráficamente los detalles de un procedimiento o de un proceso.
Ventajas de los Diagramas de Flujo
- Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo.
- El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos.
- Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto
- Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso.
- Identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesas, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
- Muestran las interfases cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
Procedimientos del diagrama de flujo
Existes varias formas y simbologías para realizar los diagramas de flujo.
Las Reglas
Las reglas, exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. Ejemplo: “No fumar”. En este rubro se encuentra el Reglamento interior de trabajo.
Reglamentos al Interior del Trabajo
- Ingreso a la Empresa
- Organización del Personal
- Lugar y tiempo de Trabajo
- Jornada de Trabajo
- Días de Descanso y Vacaciones
- Permisos
- Lugar y Días de Pago
- Medidas de Seguridad e Higiene
- Medidas Disciplinarias
Los Programas
Los programas, es el seguimiento de tareas en orden cronológico, deben incluir responsables, actividades fechas. Ejemplo: promoción de la institución, quien es responsable, cuando la va a realizar, al finalizar un semestre o al iniciar otro.
Presupuestos
Los presupuestos, que son la formulación de resultados esperados expresado en términos numéricos. Cuanto costara un evento o cuantos ingresos y egresos vamos a tener.
Diagrama de Gantt
Tanto para el programa como para el presupuesto, se puede utilizar el diagrama de Gantt. representación gráfica sobre dos ejes; en el vertical se disponen las tareas y en el horizontal se representa el tiempo.
Ejemplo:
Análisis FODA
El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa, permite obtener un diagnóstico preciso en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.
El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
Oportunidades
- Factores que resultan positivos, favorables, explotables
- Descubrir en el entorno en el que actúa la empresa
- Permiten obtener ventajas competitivas.
Amenazas
Situaciones que provienen del entorno y pueden llegar a atentar contra la permanencia de la organización.
Fortalezas
- Capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia.
- Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen.
- Actividades que se desarrollan positivamente.
Debilidades
- Factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia.
- Recursos de los que se carece
- Habilidades que no se poseen
- Actividades que no se desarrollan positivamente.
Las técnicas que podemos utilizar en relación con los cuatro elementos del FODA los instrumentos a utilizar pueden ser:
- Lluvia de ideas
- Encuestas cerradas o abiertas
- Cuestionarios cerrados o abiertos
- Entrevistas personales
- Entrevistas por teléfono
- Reuniones con discusión en grupos.
Independencia financiera es lo que todo el mundo necesita.