Administración y Negocios

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FUNCIÓN PLANIFICACIÓN

Función: Conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos de la organización.

Contesta a la pregunta:

  • ¿Qué es lo que se quiere hacer?
  • ¿Qué se va a hacerse?
  • Elegir el camino que va a lograr la institución o empresa
  • Determinar los objetivos a cumplir

¿Qué es la planificación?

  • Proceso de toma de decisiones
  • Elaborar los planes para la ejecución de una obra
  • Estructurar un camino a seguir

¿Para qué?

  • Logro de objetivos Éxito
  • Sostenibilidad a largo plazo

CONCEPTOS DE PLANEACIÓN

Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y determinar tiempos y números necesarios para su realización. A. Reyes Ponce.

Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos. Ernest Dale.

Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeación considera diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor. Robert N. Anthony.

Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias. Burt K. Scanlan.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

Se establecen elementos importantes en la importancia de la planeación las cuales son:

  • Establece métodos de utilización racional de los recursos.
  • Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.
  • Prepara hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
  • Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr, mejorar las cosas.
  • Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
  • Establece un sistema racional para tomar decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
  • Labor permanente; es una actividad que no termina nunca.
  • Todos los planes son flexibles, sujetos a revisión y modificación, a medida que la realidad va alterando las variables que sirvieron de base para elaborarlos.
  • Evita o aminora riesgos innecesarios.
  • Determina y prever posibles elementos adversos al plan y cómo éste puede verse afectado por dichos elementos.
  • El contestar la pregunta ¿qué pasaría si…?
  • Lleva adelantar problemas, tratar de solucionarlos por anticipado, lo que disminuye los riesgos

PLANES

  1. Los planes son el resultado de la planificación y se plasman las acciones a desarrollar y los recursos a desplegar.
  2. Todo plan se debe desarrollar unos programas y unos presupuestos.

NIVEL DE PLANES

Planes Estratégicos.

  • Lineamientos generales de la planeación,
  • Diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa
  • La función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización,
  • Largo plazo
  • Directivo empresa.

Planes Tácticos o funcionales.

  • Planes más específicos
  • Coordinados por los directivos de nivel medio
  • Mediano plazo
  • Área de actividad específica o departamentos de la empresa

Planes Operativos

  • Formulación y asignación de actividades
  • Desarrolladas últimos niveles jerárquicos de la empresa.
  • Corto plazo
  • Unidades en que se divide un área de actividad

PLANEACIÓN

Características de la Planificación

  • Flexibilidad: La rigidez de los planes atenta contra su efectividad, ya que si un plan es estático y no se adapta a los cambios, la planificación pierde validez y se hace inoperante.
  • Compromiso: Los planes deben motivar a todos quienes intervienen en el proceso y favorecer su cumplimiento.
  • Contribución: Si los planes no están integrados y encaminados hacia un propósito central, a través de una cadena enlazada de objetivos, los esfuerzos de la acción se diseminan y la planificación se torna inútil.

Etapas de la Planificación

Determinación de objetivos.

Es el primer paso de la planificación. Ejemplo: Supongamos que estamos interesados en estimar los ingresos y egresos monetarios que tendremos en los próximos 12 meses, a objeto de adelantar posibles déficits, o diseñar una política de inversiones de eventuales superávits.

Recopilación de antecedentes.

Es la que reúne toda la información posible, estadísticas y datos que sean relevantes para la formulación del plan. Ejemplo: Recopilar datos de ventas de años anteriores, cobranzas, gastos. Cambios del mercado, aparición de nuevos competidores, entre otros.

Análisis y Clasificación de los antecedentes.

Una vez recopilada la información, se examina establecer su veracidad y el grado en que interesa para el objetivo buscado. Al mismo tiempo clasificar y ordenar.

Formulación de supuestos.

En todo plan conviene analizar estas premisas desde diversos escenarios. Un escenario realista, optimista y pesimista. Al formular supuestos distinguir variables controlables y los no controlables.

Formulación de planes alternativos.

Es conveniente considerar varias alternativas para lograr el objetivo planteado Dependerá de los recursos con que se cuenta Los cambios de planes que se generan al combinar variables con diferentes posibilidades de ocurrencia, se denominan sensibilizaciones del plan original.

Determinación del plan definitivo.

Aunque es útil contar con varias alternativas, es necesario definir una de ellas como plan definitivo, sobre la base más probable. Esto no significa descartar las demás alternativas, sino tan sólo tener como orientación fundamental.

Medición de avance del plan.

Todo plan debe ser controlado durante su ejecución y no sólo al término, para poder implementar las acciones correctivas necesarias.

TIPOS DE PLANES

FILOSOFÍA

La filosofía de una institución la conforman los valores y la cultura organizacional; enmarcan las creencias y las posturas ante la sociedad. En el centro de todos, como principio fundamental, está la Persona, origen y fin de nuestra acción.

LA MISIÓN

El propósito o la misión, es la razón de ser de una empresa o Institución, Ejemplo: Nuestra institución es la de formar profesionales.

LA VISIÓN

La visión, son las aspiraciones que orientan la actividad de una empresa, Ejemplo: ser la mejor de … Es la percepción de la imagen en que puede llegar a convertirse la institución o empresa.

LOS VALORES

Todos y cada uno de los valores universales que quiera adoptar y practicar la institución. Los valores pueden ser:

  • Honestidad → Moral
  • Capacitación constante → Intelectual
  • Producir un artículo bello → Estético

LOS OBJETIVOS

Los objetivos o metas, que son los fines que se persiguen, deben de ser realizables y mensurables (medibles) Ejemplo: Tener 2000 alumnos en X año.

  • Representan resultados esperados
  • Fines por alcanzar
  • Establecidos cuantitativamente
  • Indica resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado

Ejemplo: Lograr una utilidad neta de $150 millones durante los dos próximos años

También se puede señalar que son:

  • Son enunciados claros y precisos
  • Deben ser observables
  • Hay objetivos generales y específicos
  • La suma de los objetivos específicos = el objetivo general

Lineamientos para establecer objetivos

Los lineamientos para establecer los objetivos son los siguientes:

  • Asentarlos por escrito.
  • Formularse con verbos en infinitivo
  • Marcarse cuantitativamente
  • No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.
  • Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la administración. ¿Que, Como, Donde, Quién, Cuando, Por que?.
  • Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización.
  • Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones.

CLASIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS

En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan pueden ser:

Estratégicos o generales.

  • Organización
  • Responsable
  • Largo plazo

Ejemplo:

  1. Consolidar los procesos de calidad sustantivos de la organización
  2. Incrementar la participación en el mercado

Tácticos o departamentales.

  • Departamento de la empresa
  • Responsables: jefes área
  • Mediano plazo

Ejemplo:

  • Capacitar al 100% del personal en la metodología de Gestión de Calidad
  • Visitar al 60% de clientes potenciales mayoristas de la zona centro del país
  • Incrementar en un 30% la cartera de clientes mayoristas

Operacionales o específicos

  • Personal
  • Responsabilidad personal
  • Corto Plazo

Ejemplo:

  • Aprobar el curso de capacitación de Gestión de la calidad
  • Visitar a 12 posibles clientes mayoristas
  • Incrementar a 3 clientes mayoristas la cartera personal de clientes

Congruencia de objetivos

ESTRATEGIAS

  • Adopción de los cursos de acción que se van a tomar para lograr los objetivos.

Ejemplos:No cobrar la reinscripción, no realizar examen de admisión

  • Caminos a seguir para lograr los objetivos.
  • Otros temas para estrategias:
  • Posicionamiento de la empresa en el mercado: La estrategia competitiva
  • Estrategia de crecimiento
  • Estrategia de liderazgo para aumentar la productividad
  • Estrategia de certificación de calidad para exportar la producción

LAS POLÍTICAS

Enunciados generales que orientan el pensamiento en la toma de decisiones. Pueden ser a discreción de quien toma las decisiones. Ejemplo: dar permiso según actuación del empleado. Las políticas son guías para orientar la acción; Son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización. Criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.

Importancia de las políticas

  • Facilitan la delegación de autoridad.
  • Motivan y estimulan al personal otorgando margen de libertad ciertas decisiones.
  • Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
  • Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
  • Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
  • Indican al personal como debe actuar en sus operaciones.
  • Facilitan la inducción del nuevo personal.

Lineamientos para su formulación

  • Establecerlos por escrito y darles validez.
  • Redacción clara y preciso.
  • Dar a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.
  • Coordinar con las demás políticas.
  • Revisar periódicamente.
  • Ser razonables y aplicables en la práctica.
  • Estar acordes con los objetivos de la empresa.
  • Ser flexibles.

EJEMPLOS DE POLÍTICAS

  • Realizar todo trabajo con excelencia.
  • Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes.
  • Definir por escrito, el tiempo máximo de respuesta de todo requerimiento interno o externo, es responsabilidad de cada una de las áreas.
  • Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa, deberán conocer los procedimientos a fin de orientarlos.
  • Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético.
  • Desterrar toda forma de paternalismo y favoritismo.
  • Los puestos de trabajo en la empresa son de carácter polifuncional.
  • Todas las actividades son susceptibles de delegación, tanto en la acción como en su responsabilidad.
  • Realizar evaluaciones periódicas, permanentes a todos los procesos de la organización
  • Mantener una sesión mensual documentada de trabajo de cada unidad, a fin de coordinar y evaluar planes y programas, definir prioridades y plantear soluciones.
  • Presentar los presupuestos y planes operativos hasta el 15 de septiembre; los informes de actividades hasta el 28 de febrero de cada año.
  • Preservar el entorno ambiental y la seguridad de la comunidad en todo trabajo.
  • Mantener un sistema de información sobre los trabajos realizados en cumplimiento de sus funciones y planes operativos.
  • Difundir permanentemente la gestión de la empresa en forma interna y externa.

LOS PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos, son métodos para el manejo de actividades repetitivas, con la secuencia cronológica de las acciones requeridas para cumplir un objetivo. Un diagrama de flujo es una forma de representar gráficamente los detalles de un procedimiento o de un proceso.

Ventajas de los Diagramas de Flujo

  • Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo.
  • El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos.
  • Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto
  • Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso.
  • Identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesas, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
  • Muestran las interfases cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

Procedimientos del diagrama de flujo

Existes varias formas y simbologías para realizar los diagramas de flujo.

LAS REGLAS

Las reglas, exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. Ejemplo: “No fumar”. En este rubro se encuentra el Reglamento interior de trabajo.

REGLAMENTO INTERIOR DE TRABAJO

  • GUÍA DEL REGLAMENTO INTERIOR DE TRABAJO
  • Ámbito de Aplicación
  • Ingreso a la Empresa
  • Organización del Personal
  • Lugar y tiempo de Trabajo
  • Jornada de Trabajo
  • Días de Descanso y Vacaciones
  • Permisos
  • Lugar y Días de Pago
  • Medidas de Seguridad e Higiene
  • Medidas Disciplinarias

LOS PROGRAMAS

Los programas, es el seguimiento de tareas en orden cronológico, deben incluir responsables, actividades fechas. Ejemplo: promoción de la institución, quien es responsable, cuando la va a realizar, al finalizar un semestre o al iniciar otro.

PRESUPUESTOS

Los presupuestos, que son la formulación de resultados esperados expresado en términos numéricos. Cuanto costara un evento o cuantos ingresos y egresos vamos a tener.

DIAGRAMA DE GANTT

Tanto para el programa como para el presupuesto, se puede utilizar el diagrama de Gantt. representación gráfica sobre dos ejes; en el vertical se disponen las tareas y en el horizontal se representa el tiempo.

Ejemplo:

ANÁLISIS FODA

El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa, permite obtener un diagnóstico preciso en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.

El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

Oportunidades

  • Factores que resultan positivos, favorables, explotables
  • Descubrir en el entorno en el que actúa la empresa
  • Permiten obtener ventajas competitivas.

Amenazas

Situaciones que provienen del entorno y pueden llegar a atentar contra la permanencia de la organización.

Fortalezas

  • Capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia.
  • Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen.
  • Actividades que se desarrollan positivamente.

Debilidades

  • Factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia.
  • Recursos de los que se carece
  • Habilidades que no se poseen
  • Actividades que no se desarrollan positivamente.

Las técnicas que podemos utilizar en relación con los cuatro elementos del FODA los instrumentos a utilizar pueden ser:

  • Lluvia de ideas
  • Encuestas cerradas o abiertas
  • Cuestionarios cerrados o abiertos
  • Entrevistas personales
  • Entrevistas por teléfono
  • Reuniones con discusión en grupos.